jueves, 24 de septiembre de 2009

Medios de Comunicación en un Evento


COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO MEDIOS DE COMUNICACION EN EVENTOS:
• Las necesidades de los redactores:
-La documentación
-El dossier de prensa
-Notas informativas
-Planos
-Cronogramas
-Discursos
-Relación de asistentes
-Documentos Específicos
-Ubicación de los redactores en actos oficiales
-Servicio de traducción (Intérpretes)
-Parking exclusivo
-Traslados para accesos restringidos
-Servicio de catering
-Facilitar su trabajo respecto a las medidas de seguridad
-Comprender los tiempos de entrega de los trabajos de los redactores.
• Las necesidades de los fotógrafos, cámaras y técnicos:
-El espacio
-El ambiente, el ritmo y la intensidad
-Si es un acto de premiación el trayecto recorrido.
Consejos prácticos:
Los medios de comunicación que cubran el evento deben conocer con antelación los
movimientos de los protagonistas. (cuándo y dónde)
Esta información debe estar el dossier que se entrega a los periodistas gráficos y técnicos
(para recorridos y puntos de foto)
-Puntos de fotos
• Los principales Momentos informativos en un acto
1) La llegada de los personajes principales
2) Línea de saludo
3) Recepción en vestíbulo
4) Descubrimiento de placa, firma en el libro de honor
5) Entrada en el teatro, salón de actos..etc.
6) Presidencia del acto.
7) Entrega de premios y condecoraciones
8) Lectura de discursos
9) Foto de personalidades (en un set acondicionado para ello)
10) Despedida y salida de los personajes.
• La iluminación
Verificar que la iluminación sea adecuada. Puede comunicarse con anterioridad a
los medios que no se utilicen flashes para que no alteren la calidad de la señal
electrónica de TV
Si el recinto es cerrado verificar la refrigeración, ya que si dura más de una hora el
calor será sofocante.
• El Sonido
-Siempre es más estético contar con un solo micrófono, que tenga una salida
de audio para cada medio a través de uan consola mezcladora. (esto sirve
para que los periodistas lo graben con buena calidad desde ahí y no tengan
que acercar los grabadores a la mesa donde está el disertante).
-La utilización de celulares o radios para seguridad pueden interferir en la
captación nítida del sonido.
• La Decoración
Para tener en cuenta si va a ser cubierta por medios de comunicación, estará
condicionada por las exigencias técnicas de los medios especialmente de la
TV.
La mayoría de los fondos institucionales son azules o en gama de grises,
nunca balncos puros ni rojos.
Es importante chequear los colores del fondo que no se perciben igual a simple
vista que con la percepción que llega a través de una cámara de TV.
Para tener en cuenta:
-No debe ser cargada
-No deben existir “zonas negras”, es decir lugares importantes para el
desarrollo del acto y que no puedan ser vistas. ( si existiera debe ser cubierto
por pantallas que hagan llegar las imágenes al público o a los periodistas).
• Los Colores
-La ropa y los colores: debe avisarse a los personajes que acudan al acto
utilicen traje del mismo color que el fondo.
No es conveniente vestir blanco puro, terciopelos o vestidos brillantes con
pedrería. Tampoco los trajes con rayas delgadas, camisas o corbatas con
tejidos espigados, ya que pueden producir ciertas distorsiones en la imagen.
-La “etiqueta” de las cámaras: el trabajo que desempeñan condiciona el tipo de
ropa que visten. Los redactores son más formales para vestir ya que a veces
salen al aire en la emisión.
-Discursos, visitas previas y tiempos de grabación. : Es conveniente distribuir
los discursos cuando inicia el acto a los medios (esto sirve si hay una
transmisión con varias cámaras para ir siguiendo.
Debe visitarse previamente al acto el lugar junto con los realizadores y los
técnicos de luz y sonido para tener en cuenta las posibilidades desde el punto
de vista televisivo.
Los actos denominados “mudos” son los que no se realizan declaraciones y
tienen cobertura sólo por fotos y TV. Es necesario conocer los tiempos de
grabación de un acto cuando no se difunda en directo. De las imágenes
recogidas se hace una edición para TV para que salga en un informativo en un
minuto o minito y medios. Ordenar turnos de grabación para que no se
superpongan los flashes con las imágenes que capta la TV.
Criterios para la Programación de actividades dentro de un evento:
-Académicas
Tener claridad del objetivo del modulo al organizar un evento en donde se tiene en cuenta la organizacion, el trabajo en grupo y la comunicación asertiva.
-Científicas
Se deben hacer algunos estudios acerca del tema a tratar en el evento y así mismo tener pruebas en el caso de necesitarsen, pues por lo general estos eventos lo requiere.
-Culturales
Tener todos los materiales que se requieran al alcance para la buena utilización de ellos, en donde es preferible que sobre y no que falte, la descripción de la población debe ser de acuerdo al evento, hacer uso de buenos equipos para que no hallan problemas en cuanto a sonido, percusión, entre otros.
-Sociales
Procurar que el ambiente sea de total agrado a los invitados, teniendo en cuenta que el objetivo del evento en ocasiones es el de integrar las personas.

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