MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Interacción Multicultural
Bogotá-Colombia

NOMBRE DEL CARGO
AUXILIAR DE LOGISTICA

EMITIDO

DÍA 11 MES 08 AÑO 2009

DEPARTAMENTO SECCION

LOGISTICA ORGANIZACION DE EVENTOS

NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE ELABORO
Jefe de Logística y Organización Empresarial Camila Peña


RESUMEN

Se encarga de la hora, la fecha y el lugar del evento.

FUNCIONES PRINCIPALES

·Controlar el desarrollo del evento, teniendo en cuenta las actividades de este.
·Cumplir con el objetivo específico del evento (trabajo en equipo).
·Controlar que cada comité este cumpliendo con sus funciones para que el evento sea
Exitoso.

FUNCIONES SECUNDARIAS

·Asesorar
·Organizar
·Dirigir
·Aportar

REQUISITOS DEL CARGO

FACTORES SUBFACTORES ESPECIFICACIONES

HABILIDAD Y CONOCIMIENTO EDUCACIÓN Tecnólogo en Logística.

EXPERIENCIA Mínimo 1 año.
INICIATIVA Requiere dliderazgo,creatividad
RESPONSABILIDAD PUNTUALIDAD Estar presente en el evento PLANIFICACION DE ACTIVIDADES Prever y organizar actividades
ORGANIZACIÓN Clasificar las actividades

ESFUERZO FISICO, MENTAL Y/O VISUAL El trabajo requiere de

disposición para trabajar

MANUAL ORGANIZACIONAL DE FUNCIONES

Interacción MulticulturalBogotá-Colombia NOMBRE DEL CARGOAUXILIAR DE LOGISTICA

EMITIDO

DIA 11 MES 08 AÑO 2009

DATOS DEL PUESTO DE TRABAJO DATOS DEL TRABAJADOR

DIVISIÓN NOMBRE

CAROL JINETH

DEPARTAMENTO APELLIDOS
ANIMADOR Y SERVICIO AL USUARIO DAZA LAGOS

JEFE INMEDIATO PUESTOS A SU CARGO
CAMILA PEÑA JEFE DE LOGISTICA Y ORGANIZACION

EMPRESARIAL

RESUMEN DEL CARGO

Crear y tener buenos lazos de comunicación entre: Animador-miembros de grupo y los miembros del grupo entre sí.

FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL CARGO

1-Repartir tareas para que todos aporten. Todos toman iniciativa y responsabilidades.
2-Promover un clima de confianza y amistad entre los participantes del evento.
3-Proponer actividades al grupo y tener disponibilidad en caso de que el grupo aporte con otras.
4-Mantener al grupo enérgico con el fin de divertir, animar y enseñar a los miembros de este.

ATRIBUCIONES

DESICIONES QUE SEA NECESARIO TOMAR CONSULTANDO A SU JEFE INMEDIATO

DESICIONES TOMADAS POR SI MISMO

1. Innovar
2. Crear
3. Utilizar los recursos como lo prefiera

RELACIONES FUNCIONALES

RELACIONES INTERNAS DIRECTAS
Con el Departamento Administrativo, Recursos Humanos, Finanzas y Seguridad.
RELACIONES EXTERNAS
Con el público (invitados)



Aceptado: Revisado:

Concepto Agenda de un evento:

Es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las actividades del día las cuales son importantes.

*Agenda Electrónica: Un dispositivo o programa que permite almacenar apuntes.

*Agenda(de reunión): Una lista de puntos a ser discutidos en una reunión.

*Agenda Personal: Es un libro en blanco para anotar actividades personales previstas.

La agenda debe tener un orden en el cual se debe destacar: Fecha, hora, lugar, motivo y ajuste.

Cronograma de Actividades:

Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseñadas a lo largo de un curso. La organización temporal básicamente se organiza en torno a dos ejes: la duración de la asignatura y el tiempo que previsiblemente el estudiante dedicará al desarrollo de cada actividad.

Logística en un Evento:

La organización es el exito de cualquier evento, por lo tanto es importante tener en cuenta la capacidad de logística en cuanto a, teniendo en cuenta el evento que se realizara.

• Sonido • Tarimas• Carpas y sillas• Personal• Banquetes• Show musicales

¿Cómo se organiza un evento?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:
+Elaboración de la lista de invitados
+Envío de las invitaciones correspondientes
+Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
+Contratación de catering
+Contratación de un ambiente musical
+Decoración del local
+Contratación de transimisiones
+Micrófonos y atril en caso de posibles discursos
+Telefonía fija y móvil
+Proyectores
+Compra de posibles obsequios a los asistentes
+Contratación de azafatas y/o intérpretes

Tipos de Participantes de acuerdo con el evento:

El instructor antes de iniciar su curso debe percatarse de la cantidad de personas que van a participar en el, es por eso que al momento de impartir un curso es importante tener en cuenta al participante ya que para el va dirigido, es necesario tomar en cuenta sus características ya que existen diferentes tipos de participantes.
El instructor debe tomar en cuenta los siguientes tipos de participantes para poder desarrollar su capacitación de manera adecuada.

*EL QUE PARTICIPA DEMASIADO:

Esta conducta en un participante se considera positiva, pues generalmente aporta información productiva y útil para el desarrollo del tema y bien canalizada puede enriquecer el aprendizaje del grupo.

*EL CONTRERAS ABIERTO:

Es aquella persona que desde el inicio de la sesión se manifiesta en desacuerdo con el instructor y/o con los miembros del grupo.

*CERRADO O SILENCIOSO:

Esa conducta es más delicada que la del contreras abierto, pues no externaliza la causa de su desacuerdo. Es más problemático, usa la comunicación no verbal para manifestar su inconformidad.

*EL EXPERTO:

Es el personaje que sabe tanto o más que el instructor sobre la materia objeto de estudio. Puede ser muy valioso para el desarrollo del curso si el instructor lo pone de su lado y lo sabe aprovechar.

*EL PLATICADOR:

Es la persona que constantemente interrumpe ya sea charlando con sus vecinos o por medio de expresiones o ruidos que distraen la atención del grupo.

*EL DISTRAIDO:

Para ubicar al distraído hay que estar muy atento en todos los detalles, ya que esta conducta se puede esconder cuando aparentemente una persona está atenta tomando notas, pero su atención está en otro asunto distinto al tema tratado.

*EL DORMIDO:

Este es un caso grave pues es indicio de que el participante está agotado o que como instructor no estamos haciendo lo correcto.

*EL IGNORANTE:

Esta tipología se refiere al participante que no reúne los requisitos en cuanto a conocimientos y experiencia para asistir al curso, fue mal seleccionado o muchas veces se encuentra presente porque no tiene otra cosa que hacer o está en sustitución del titular quien por estar ocupado no pudo asistir al evento. Este personaje interviene torpemente o contesta inadecuadamente cuando se le pregunta y en general se encuentra desubicado, puede ser pasivo o activo.

Medios de Comunicación en un Evento

COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO MEDIOS DE COMUNICACION EN EVENTOS:

• Las necesidades de los redactores:
-La documentación
-El dossier de prensa
-Notas informativas
-Planos
-Cronogramas
-Discursos
-Relación de asistentes
-Documentos Específicos
-Ubicación de los redactores en actos oficiales
-Servicio de traducción (Intérpretes)
-Parking exclusivo
-Traslados para accesos restringidos
-Servicio de catering
-Facilitar su trabajo respecto a las medidas de seguridad
-Comprender los tiempos de entrega de los trabajos de los redactores.
• Las necesidades de los fotógrafos, cámaras y técnicos:
-El espacio
-El ambiente, el ritmo y la intensidad
-Si es un acto de premiación el trayecto recorrido.
Consejos prácticos:
Los medios de comunicación que cubran el evento deben conocer con antelación los
movimientos de los protagonistas. (cuándo y dónde)
Esta información debe estar el dossier que se entrega a los periodistas gráficos y técnicos
(para recorridos y puntos de foto)
-Puntos de fotos
• Los principales Momentos informativos en un acto
1) La llegada de los personajes principales
2) Línea de saludo
3) Recepción en vestíbulo
4) Descubrimiento de placa, firma en el libro de honor
5) Entrada en el teatro, salón de actos..etc.
6) Presidencia del acto.
7) Entrega de premios y condecoraciones
8) Lectura de discursos
9) Foto de personalidades (en un set acondicionado para ello)
10) Despedida y salida de los personajes.
• La iluminación
Verificar que la iluminación sea adecuada. Puede comunicarse con anterioridad a
los medios que no se utilicen flashes para que no alteren la calidad de la señal
electrónica de TV
Si el recinto es cerrado verificar la refrigeración, ya que si dura más de una hora el
calor será sofocante.
• El Sonido
-Siempre es más estético contar con un solo micrófono, que tenga una salida
de audio para cada medio a través de uan consola mezcladora. (esto sirve
para que los periodistas lo graben con buena calidad desde ahí y no tengan
que acercar los grabadores a la mesa donde está el disertante).
-La utilización de celulares o radios para seguridad pueden interferir en la
captación nítida del sonido.
• La Decoración
Para tener en cuenta si va a ser cubierta por medios de comunicación, estará
condicionada por las exigencias técnicas de los medios especialmente de la
TV.
La mayoría de los fondos institucionales son azules o en gama de grises,
nunca balncos puros ni rojos.
Es importante chequear los colores del fondo que no se perciben igual a simple
vista que con la percepción que llega a través de una cámara de TV.
Para tener en cuenta:
-No debe ser cargada
-No deben existir “zonas negras”, es decir lugares importantes para el
desarrollo del acto y que no puedan ser vistas. ( si existiera debe ser cubierto
por pantallas que hagan llegar las imágenes al público o a los periodistas).
• Los Colores
-La ropa y los colores: debe avisarse a los personajes que acudan al acto
utilicen traje del mismo color que el fondo.
No es conveniente vestir blanco puro, terciopelos o vestidos brillantes con
pedrería. Tampoco los trajes con rayas delgadas, camisas o corbatas con
tejidos espigados, ya que pueden producir ciertas distorsiones en la imagen.
-La “etiqueta” de las cámaras: el trabajo que desempeñan condiciona el tipo de
ropa que visten. Los redactores son más formales para vestir ya que a veces
salen al aire en la emisión.
-Discursos, visitas previas y tiempos de grabación. : Es conveniente distribuir
los discursos cuando inicia el acto a los medios (esto sirve si hay una
transmisión con varias cámaras para ir siguiendo.
Debe visitarse previamente al acto el lugar junto con los realizadores y los
técnicos de luz y sonido para tener en cuenta las posibilidades desde el punto
de vista televisivo.
Los actos denominados “mudos” son los que no se realizan declaraciones y
tienen cobertura sólo por fotos y TV. Es necesario conocer los tiempos de
grabación de un acto cuando no se difunda en directo. De las imágenes
recogidas se hace una edición para TV para que salga en un informativo en un
minuto o minito y medios. Ordenar turnos de grabación para que no se
superpongan los flashes con las imágenes que capta la TV.

Criterios para la Programación de actividades dentro de un evento:

-Académicas

Tener claridad del objetivo del modulo al organizar un evento en donde se tiene en cuenta la organizacion, el trabajo en grupo y la comunicación asertiva.

-Científicas

Se deben hacer algunos estudios acerca del tema a tratar en el evento y así mismo tener pruebas en el caso de necesitarsen, pues por lo general estos eventos lo requiere.

-Culturales

Tener todos los materiales que se requieran al alcance para la buena utilización de ellos, en donde es preferible que sobre y no que falte, la descripción de la población debe ser de acuerdo al evento, hacer uso de buenos equipos para que no hallan problemas en cuanto a sonido, percusión, entre otros.

-Sociales

Procurar que el ambiente sea de total agrado a los invitados, teniendo en cuenta que el objetivo del evento en ocasiones es el de integrar las personas.

Perfil de un Organizador de Eventos

-Participar en la planificación, orgnización, conducción y evaluación de programas de relaciones públicas internas y externas.

-Proyectar con eficiencia la imagen de una organización hacia sus diferentes públicos( personal interno, clientes, proveedores, autoridades,etc)

-Planificar y gestionar la organización y desarrollo de congresos, festivales, ferias y simposios, entre otros, en articulación con una estrategia de comunicación empresarial claramente definida.

- Intervenir en los procesos empresariales y organizacionales en general, con proyectos de comunicación que articulen los objetivos institucionales a la identidad corporativa.

+ Respeto Mutuo (Sin Respeto vivir en Sociedad es imposible)

El respeto es lo más importante para la convivencia entre las personas, para esto es importante aprender a tolerar a todas las personas, con el fin de evitar guerras, peleas, entre otros.

Tenemos que respetarnos unos a otros, de una manera natural. Si la otra persona no te respeta no debes pagar con la misma moneda al contrario, sigue teniendo respeto hacia ella y puede que te empiece a tener respeto.

Todas las personas necesitan respeto para vivir en un ambiente sano y agradable, no importa cuál sea su raza, color, nacionalidad y menos defectos físicos o alguna alteración mental; aún así todo el mundo merece respeto.

Es indispensable respetar la opinión del otro, los derechos y los deberes para de esta manera ir construyendo la paz en el mundo.
Debemos tratar siempre a los demás con respeto, aprendiendo a escuchar y a callar cuando sea necesario, cuidando mucho nuestras palabras para evitar imprudencias. Las cosas tienen muchas facetas, buscando siempre la verdad, teniendo en cuenta que hay que hablar sin humillar, sin calumnias y menos murmurando o chismoseando.

En cuanto al ámbito empresarial cualquier posición de poder que se ocupe en la empresa no hay derecho de irrespetar a los subordinados. El respeto es un valor fundamental en las relaciones laborales, los siguientes aspectos van relacionados directamente con lo nombrado anteriormente:

+ Acciones Sindicales: Es preferible terminar una reunión con el sindicato antes de faltarse al respeto, ante todo el trato digno; para esto es necesario el auto control ante las situaciones tanto difíciles como fáciles, en especial las difíciles.

+ Relaciones Interpersonales: No aprovecharse de la posición jerárquica para tener burlas con los demás, no agredir a las personas sino que se debe tratar de hablar en privado con la persona directamente implicada.

Se debe hablar con claridad y conociendo debidamente el tema, teniendo ideas claras y un orden, dispuesto aceptar las posibilidades, enmiendas y equivocaciones.

+ Tolerancia (La tolerancia es fácil de aplaudir, difícil de practicar y muy difícil de explicar)

Es el respeto a las ideas, creencias o prácticas de los demás cuando son diferentes a las propias. Es la capacidad de escuchar y aceptar a los demás, comprendiendo las distintas formas de entender la vida.

Hay personas que irrespetan a los demás, dejando pasar actitudes desconsideradas e injustas; por eso, ser tolerante es definirse, dar un paso al frente, ser justo y promover la paz.

La tolerancia es entendida como respeto hacia la diferencia en cuanto a la forma de posicionarse en la vida teniendo en cuenta que no se debe atentar contra los derechos de las personas.


¿Cuándo se debe tolerar algo?

Se debe permitir un mal cuando se piense que impedirlo provocara un mal mayor o impedirá un bien. Definir una doctrina, una costumbre, entre otros implica siempre no tolerar su cumplimiento, es por esto que la verdad surge de la individualidad y que las verdades generalistas solo nos llevan a un camino de confusión.

Clases de Tolerancia:

+ Tolerancia Pasiva: Equilibrada en vive y deja vivir, es decir tiene una indiferencia.
+ Tolerancia Activa: Es solidaria y optimista.

Aceptación de la Tolerancia: Se refiere específicamente cuando uno se hace el de la vista gorda, es decir disimular sin disimular, darse y no darse por enterado; en pocas palabras el que maneja el poder.

El concepto de tolerancia proscribe la solidaridad al impedir la igualdad, promoviendo una relación entre dominante y dominado, capacitando a grupos e individuos a que hay diferencias.

La tolerancia ¿Virtud o defecto?
La tolerancia significa soportar, de esta forma tolerancia se basa en examinar las diferencias como un medio de aceptarlas antes que ocultarlas.

+Motivación:

La palabra motivación derivada del latín motus que significa movimiento.

Son los estímulos que tiene una persona para realizar determinadas acciones y persistir en ellas, satisface una necesidad impulsando siempre el hecho de cumplir con sus sueños.

La motivación exige que haya un grado de necesidad, siempre que se esté motivado a algo, se considera que ese algo es necesario o conveniente.

Hoy en día es un elemento importante en la administración de personal, debido a que la empresa estará en condiciones de formar una cultura organizacional sólida y confiable.

La motivación está relacionada con el impulso, debido a que este provee eficacia al esfuerzo colectivo orientado a conseguir los objetivos de la empresa, con el fin de mejorar todas las situaciones a fin de realizarse profesional y personalmente

Motivación y Conducta:

Para explicar la relación motivación-conducta, es importante partir de ciertas leyes o principios como:

a) El comportamiento causado: Existe una causa interna o externa que origina el comportamiento humano, para esto se tiene en cuenta el medio ambiente.
b) El comportamiento es motivado: Los impulsos, deseos, necesidades o tendencias, son los motivos del comportamiento.
c) El comportamiento está orientado hacia objetivos: La conducta siempre está dirigida hacia algún objetivo.

El Ciclo Motivacional:

a) Homeostasis: El organismo humano permanece en estado de equilibrio.
b) Estímulo: Es lo que genera una necesidad.
c) Necesidad: La necesidad provoca tensión.
d) Estado de Tensión: La tensión da lugar a un comportamiento.
e) Comportamiento: El comportamiento se dirige a satisfacer una necesidad.
f) Satisfacción: Toda satisfacción es una liberación de tensión.

Cuando una necesidad no es satisfecha dentro de un tiempo razonable, puede llevar a ciertas reacciones como:

a) Desorganización del comportamiento (no hay explicación)
b) Agresividad (física y verbal)
c) Reacciones emocionales (ansiedad, nerviosismo, insomnio,etc)
d) Apatía y desinterés.

La motivación es un factor que debe interesar a todo administrador el cual debe establecer sistemas de acuerdo a su país, desarrollando un campo de investigación motivacional.

El estudio de la motivación y su influencia en el ámbito laboral, es el intento de averiguar, a que obedecen todas esas necesidades, deseos y actividades dentro del trabajo, es decir, investiga la explicación del comportamiento humano y su entorno laboral.

Manual de Normatividad Institucional

+ Manual de Normatividad Institucional:

Plantea construir, desde una visión normativa, una articulación entre lo jurídico y lo administrativo, debido a que ambos constituyen el ámbito normativo institucional.

Objetivos Generales:

1. Contar con un marco normativo que asegure la prestación de servicios eficientes para apoyar de manera efectiva el desarrollo de los programas educativos.
2. Contar con una gestión académico-administrativa basada en una estructura orgánica eficiente, un clima organizacional favorable a fin de lograr los procesos de certificación.

Objetivos Particulares:

1) Contar con un marco jurídico-administrativo actualizado y funcional.
2) Propiciar el establecimiento de una organización administrativa, basada en la normatividad institucional, que se caracterice por ofrecer servicios pertinentes.

Líneas de Acción:

El logro de los objetivos y metas del Manual de Normatividad Institucional plantea la vinculación existente entre lo jurídico y lo administrativo, en ambos se identifica las condiciones para el desarrollo de la institución y la organización.

La Normatividad Institucional considera un conjunto de leyes, reglamentos, acuerdos y lineamientos de carácter general aplicables a la educación y su desarrollo.

Estrategias:

Conformar un equipo de trabajo que desarrolle los elementos para la revisión, elaboración y evaluación del marco normativo institucional.

Establecer los mecanismos de participación en los procesos de revisión, evaluación, operación y difusión de la Normatividad Institucional.

Manuales Administrativos:

Son documentos de carácter normativo que sirven como medio de comunicación y coordinación de las aéreas que conforman a una institución o dependencia.

Todas las dependencias de administración deberán contar con manuales de organización, de procedimientos y servicios necesarios para su funcionamiento, las funciones y los principales procedimientos.

Objetivos:

+ Contar con los manuales administrativos necesarios que permitan establecer una organización administrativa que se caracterice por ofrecer servicios eficientes y pertinentes para la vida académica de la escuela.

+ Contar con los instrumentos administrativos que faciliten los procesos de desarrollo de los programas educativos.

CRM Y Manual de Funciones

CRM

La organización se centra en el cliente, detectando sus necesidades, satisfaciéndolo, incrementando fidelidad a la empresa y los beneficios del cliente a la empresa.

El CRM administra todos los aspectos de sus encuentros con los clientes, en donde el CRM integra la tecnología de la información (tic) junto a la telefonía para que las compañías puedan identificar, atraer y aumentar la retención de clientes fieles a través de la administración. Por medio del CRM los clientes pueden aprender acerca de los productos y de su compra, o el análisis de los clientes y los sistemas de administración de campaña.

Conocer a Fondo a Nuestros Clientes:

El CRM necesita información de los clientes como: datos personales, productos o servicios contratados, características de los productos o servicios, contactos con la empresa y acciones comerciales, cuando obtengan esta información serán capaces de conocer a sus clientes y así cubrir sus necesidades, obteniendo mayores ingresos.

Mediante las aplicaciones CRM el negocio de toda empresa consiste en hacer clientes, mantenerlos y ser rentables, esto se encuentra al alcance de todas las empresas que inviertan esfuerzos y recursos en el desarrollo de estrategias enfocadas al cliente.

Ventajas de CRM:

+ Es el conjunto de estrategias de negocio, marketing, comunicación e infraestructuras diseñadas con el fin de construir una relación con el cliente, identificando, comprendiendo y satisfaciendo sus necesidades; apoyada en procesos multicanal(teléfono, internet, correo, entre otros) para crear un valor a la e empresa junto con los clientes.

+ Es la fidelizacion de los clientes actuales y la consecución de nuevos clientes por medio de las necesidades que estos tienen y buscando la forma en que la organización puede satisfacerlas mediante la organización y coordinación de la empresa.

+ En pro de un objetivo común es darle al cliente lo que quiere, como lo quiere y cuando lo quiere.

Manual de Funciones:

Indica las funciones y actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma como se van a realizar ya sea individual o en equipos de trabajo.

La meta es que cada uno cumpla con sus obligaciones, exigiendo un sistema de administración que conduzca al objetivo, para lograrlo la administración debe ser eficiente, eficaz, teniendo en cuenta el cumplimiento oportuno de su obligación.

Objetivos Manual de Funciones:

+ Se destaca la selección del personal.
+ Hay capacitación para los empleados.
+ Destaca el manejo del tiempo.
+ Le da importancia al buen manejo de los recursos.

Partes de un Manual de Funciones:

+ Denominación del trabajo.
+ Funciones.
+ Responsabilidad y autoridad con las funciones que cada uno tenga.
+ Objetivo y meta de la organización.

Ventajas de un Manual de Funciones:

+ Facilita la toma de decisiones.
+ Los niveles de jerarquía son claros.
+ Es útil en la organización en cuanto a la disciplina

Desventajas de un Manual de Funciones:

+ Es costoso.
+ Requiere de mucho tiempo.
+ Debe ser actualizado lo cual requiere de gastos.

El Manual de Funciones pretende:

- Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos y responsabilidades, así como las condiciones que el puesto exige para desempeñarlo

- Definir las competencias básicas de cada puesto.

Errores comunes en el diseño del Manual de Funciones:

- Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
- Que sea un documento desconocido por el personal.
- Que no se desarrolle con el plan de desarrollo de capacidades.
- Que los costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.