Medios de Comunicación en un Evento

COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO MEDIOS DE COMUNICACION EN EVENTOS:

• Las necesidades de los redactores:
-La documentación
-El dossier de prensa
-Notas informativas
-Planos
-Cronogramas
-Discursos
-Relación de asistentes
-Documentos Específicos
-Ubicación de los redactores en actos oficiales
-Servicio de traducción (Intérpretes)
-Parking exclusivo
-Traslados para accesos restringidos
-Servicio de catering
-Facilitar su trabajo respecto a las medidas de seguridad
-Comprender los tiempos de entrega de los trabajos de los redactores.
• Las necesidades de los fotógrafos, cámaras y técnicos:
-El espacio
-El ambiente, el ritmo y la intensidad
-Si es un acto de premiación el trayecto recorrido.
Consejos prácticos:
Los medios de comunicación que cubran el evento deben conocer con antelación los
movimientos de los protagonistas. (cuándo y dónde)
Esta información debe estar el dossier que se entrega a los periodistas gráficos y técnicos
(para recorridos y puntos de foto)
-Puntos de fotos
• Los principales Momentos informativos en un acto
1) La llegada de los personajes principales
2) Línea de saludo
3) Recepción en vestíbulo
4) Descubrimiento de placa, firma en el libro de honor
5) Entrada en el teatro, salón de actos..etc.
6) Presidencia del acto.
7) Entrega de premios y condecoraciones
8) Lectura de discursos
9) Foto de personalidades (en un set acondicionado para ello)
10) Despedida y salida de los personajes.
• La iluminación
Verificar que la iluminación sea adecuada. Puede comunicarse con anterioridad a
los medios que no se utilicen flashes para que no alteren la calidad de la señal
electrónica de TV
Si el recinto es cerrado verificar la refrigeración, ya que si dura más de una hora el
calor será sofocante.
• El Sonido
-Siempre es más estético contar con un solo micrófono, que tenga una salida
de audio para cada medio a través de uan consola mezcladora. (esto sirve
para que los periodistas lo graben con buena calidad desde ahí y no tengan
que acercar los grabadores a la mesa donde está el disertante).
-La utilización de celulares o radios para seguridad pueden interferir en la
captación nítida del sonido.
• La Decoración
Para tener en cuenta si va a ser cubierta por medios de comunicación, estará
condicionada por las exigencias técnicas de los medios especialmente de la
TV.
La mayoría de los fondos institucionales son azules o en gama de grises,
nunca balncos puros ni rojos.
Es importante chequear los colores del fondo que no se perciben igual a simple
vista que con la percepción que llega a través de una cámara de TV.
Para tener en cuenta:
-No debe ser cargada
-No deben existir “zonas negras”, es decir lugares importantes para el
desarrollo del acto y que no puedan ser vistas. ( si existiera debe ser cubierto
por pantallas que hagan llegar las imágenes al público o a los periodistas).
• Los Colores
-La ropa y los colores: debe avisarse a los personajes que acudan al acto
utilicen traje del mismo color que el fondo.
No es conveniente vestir blanco puro, terciopelos o vestidos brillantes con
pedrería. Tampoco los trajes con rayas delgadas, camisas o corbatas con
tejidos espigados, ya que pueden producir ciertas distorsiones en la imagen.
-La “etiqueta” de las cámaras: el trabajo que desempeñan condiciona el tipo de
ropa que visten. Los redactores son más formales para vestir ya que a veces
salen al aire en la emisión.
-Discursos, visitas previas y tiempos de grabación. : Es conveniente distribuir
los discursos cuando inicia el acto a los medios (esto sirve si hay una
transmisión con varias cámaras para ir siguiendo.
Debe visitarse previamente al acto el lugar junto con los realizadores y los
técnicos de luz y sonido para tener en cuenta las posibilidades desde el punto
de vista televisivo.
Los actos denominados “mudos” son los que no se realizan declaraciones y
tienen cobertura sólo por fotos y TV. Es necesario conocer los tiempos de
grabación de un acto cuando no se difunda en directo. De las imágenes
recogidas se hace una edición para TV para que salga en un informativo en un
minuto o minito y medios. Ordenar turnos de grabación para que no se
superpongan los flashes con las imágenes que capta la TV.

Criterios para la Programación de actividades dentro de un evento:

-Académicas

Tener claridad del objetivo del modulo al organizar un evento en donde se tiene en cuenta la organizacion, el trabajo en grupo y la comunicación asertiva.

-Científicas

Se deben hacer algunos estudios acerca del tema a tratar en el evento y así mismo tener pruebas en el caso de necesitarsen, pues por lo general estos eventos lo requiere.

-Culturales

Tener todos los materiales que se requieran al alcance para la buena utilización de ellos, en donde es preferible que sobre y no que falte, la descripción de la población debe ser de acuerdo al evento, hacer uso de buenos equipos para que no hallan problemas en cuanto a sonido, percusión, entre otros.

-Sociales

Procurar que el ambiente sea de total agrado a los invitados, teniendo en cuenta que el objetivo del evento en ocasiones es el de integrar las personas.

Perfil de un Organizador de Eventos

-Participar en la planificación, orgnización, conducción y evaluación de programas de relaciones públicas internas y externas.

-Proyectar con eficiencia la imagen de una organización hacia sus diferentes públicos( personal interno, clientes, proveedores, autoridades,etc)

-Planificar y gestionar la organización y desarrollo de congresos, festivales, ferias y simposios, entre otros, en articulación con una estrategia de comunicación empresarial claramente definida.

- Intervenir en los procesos empresariales y organizacionales en general, con proyectos de comunicación que articulen los objetivos institucionales a la identidad corporativa.

+ Respeto Mutuo (Sin Respeto vivir en Sociedad es imposible)

El respeto es lo más importante para la convivencia entre las personas, para esto es importante aprender a tolerar a todas las personas, con el fin de evitar guerras, peleas, entre otros.

Tenemos que respetarnos unos a otros, de una manera natural. Si la otra persona no te respeta no debes pagar con la misma moneda al contrario, sigue teniendo respeto hacia ella y puede que te empiece a tener respeto.

Todas las personas necesitan respeto para vivir en un ambiente sano y agradable, no importa cuál sea su raza, color, nacionalidad y menos defectos físicos o alguna alteración mental; aún así todo el mundo merece respeto.

Es indispensable respetar la opinión del otro, los derechos y los deberes para de esta manera ir construyendo la paz en el mundo.
Debemos tratar siempre a los demás con respeto, aprendiendo a escuchar y a callar cuando sea necesario, cuidando mucho nuestras palabras para evitar imprudencias. Las cosas tienen muchas facetas, buscando siempre la verdad, teniendo en cuenta que hay que hablar sin humillar, sin calumnias y menos murmurando o chismoseando.

En cuanto al ámbito empresarial cualquier posición de poder que se ocupe en la empresa no hay derecho de irrespetar a los subordinados. El respeto es un valor fundamental en las relaciones laborales, los siguientes aspectos van relacionados directamente con lo nombrado anteriormente:

+ Acciones Sindicales: Es preferible terminar una reunión con el sindicato antes de faltarse al respeto, ante todo el trato digno; para esto es necesario el auto control ante las situaciones tanto difíciles como fáciles, en especial las difíciles.

+ Relaciones Interpersonales: No aprovecharse de la posición jerárquica para tener burlas con los demás, no agredir a las personas sino que se debe tratar de hablar en privado con la persona directamente implicada.

Se debe hablar con claridad y conociendo debidamente el tema, teniendo ideas claras y un orden, dispuesto aceptar las posibilidades, enmiendas y equivocaciones.

+ Tolerancia (La tolerancia es fácil de aplaudir, difícil de practicar y muy difícil de explicar)

Es el respeto a las ideas, creencias o prácticas de los demás cuando son diferentes a las propias. Es la capacidad de escuchar y aceptar a los demás, comprendiendo las distintas formas de entender la vida.

Hay personas que irrespetan a los demás, dejando pasar actitudes desconsideradas e injustas; por eso, ser tolerante es definirse, dar un paso al frente, ser justo y promover la paz.

La tolerancia es entendida como respeto hacia la diferencia en cuanto a la forma de posicionarse en la vida teniendo en cuenta que no se debe atentar contra los derechos de las personas.


¿Cuándo se debe tolerar algo?

Se debe permitir un mal cuando se piense que impedirlo provocara un mal mayor o impedirá un bien. Definir una doctrina, una costumbre, entre otros implica siempre no tolerar su cumplimiento, es por esto que la verdad surge de la individualidad y que las verdades generalistas solo nos llevan a un camino de confusión.

Clases de Tolerancia:

+ Tolerancia Pasiva: Equilibrada en vive y deja vivir, es decir tiene una indiferencia.
+ Tolerancia Activa: Es solidaria y optimista.

Aceptación de la Tolerancia: Se refiere específicamente cuando uno se hace el de la vista gorda, es decir disimular sin disimular, darse y no darse por enterado; en pocas palabras el que maneja el poder.

El concepto de tolerancia proscribe la solidaridad al impedir la igualdad, promoviendo una relación entre dominante y dominado, capacitando a grupos e individuos a que hay diferencias.

La tolerancia ¿Virtud o defecto?
La tolerancia significa soportar, de esta forma tolerancia se basa en examinar las diferencias como un medio de aceptarlas antes que ocultarlas.

+Motivación:

La palabra motivación derivada del latín motus que significa movimiento.

Son los estímulos que tiene una persona para realizar determinadas acciones y persistir en ellas, satisface una necesidad impulsando siempre el hecho de cumplir con sus sueños.

La motivación exige que haya un grado de necesidad, siempre que se esté motivado a algo, se considera que ese algo es necesario o conveniente.

Hoy en día es un elemento importante en la administración de personal, debido a que la empresa estará en condiciones de formar una cultura organizacional sólida y confiable.

La motivación está relacionada con el impulso, debido a que este provee eficacia al esfuerzo colectivo orientado a conseguir los objetivos de la empresa, con el fin de mejorar todas las situaciones a fin de realizarse profesional y personalmente

Motivación y Conducta:

Para explicar la relación motivación-conducta, es importante partir de ciertas leyes o principios como:

a) El comportamiento causado: Existe una causa interna o externa que origina el comportamiento humano, para esto se tiene en cuenta el medio ambiente.
b) El comportamiento es motivado: Los impulsos, deseos, necesidades o tendencias, son los motivos del comportamiento.
c) El comportamiento está orientado hacia objetivos: La conducta siempre está dirigida hacia algún objetivo.

El Ciclo Motivacional:

a) Homeostasis: El organismo humano permanece en estado de equilibrio.
b) Estímulo: Es lo que genera una necesidad.
c) Necesidad: La necesidad provoca tensión.
d) Estado de Tensión: La tensión da lugar a un comportamiento.
e) Comportamiento: El comportamiento se dirige a satisfacer una necesidad.
f) Satisfacción: Toda satisfacción es una liberación de tensión.

Cuando una necesidad no es satisfecha dentro de un tiempo razonable, puede llevar a ciertas reacciones como:

a) Desorganización del comportamiento (no hay explicación)
b) Agresividad (física y verbal)
c) Reacciones emocionales (ansiedad, nerviosismo, insomnio,etc)
d) Apatía y desinterés.

La motivación es un factor que debe interesar a todo administrador el cual debe establecer sistemas de acuerdo a su país, desarrollando un campo de investigación motivacional.

El estudio de la motivación y su influencia en el ámbito laboral, es el intento de averiguar, a que obedecen todas esas necesidades, deseos y actividades dentro del trabajo, es decir, investiga la explicación del comportamiento humano y su entorno laboral.

Manual de Normatividad Institucional

+ Manual de Normatividad Institucional:

Plantea construir, desde una visión normativa, una articulación entre lo jurídico y lo administrativo, debido a que ambos constituyen el ámbito normativo institucional.

Objetivos Generales:

1. Contar con un marco normativo que asegure la prestación de servicios eficientes para apoyar de manera efectiva el desarrollo de los programas educativos.
2. Contar con una gestión académico-administrativa basada en una estructura orgánica eficiente, un clima organizacional favorable a fin de lograr los procesos de certificación.

Objetivos Particulares:

1) Contar con un marco jurídico-administrativo actualizado y funcional.
2) Propiciar el establecimiento de una organización administrativa, basada en la normatividad institucional, que se caracterice por ofrecer servicios pertinentes.

Líneas de Acción:

El logro de los objetivos y metas del Manual de Normatividad Institucional plantea la vinculación existente entre lo jurídico y lo administrativo, en ambos se identifica las condiciones para el desarrollo de la institución y la organización.

La Normatividad Institucional considera un conjunto de leyes, reglamentos, acuerdos y lineamientos de carácter general aplicables a la educación y su desarrollo.

Estrategias:

Conformar un equipo de trabajo que desarrolle los elementos para la revisión, elaboración y evaluación del marco normativo institucional.

Establecer los mecanismos de participación en los procesos de revisión, evaluación, operación y difusión de la Normatividad Institucional.

Manuales Administrativos:

Son documentos de carácter normativo que sirven como medio de comunicación y coordinación de las aéreas que conforman a una institución o dependencia.

Todas las dependencias de administración deberán contar con manuales de organización, de procedimientos y servicios necesarios para su funcionamiento, las funciones y los principales procedimientos.

Objetivos:

+ Contar con los manuales administrativos necesarios que permitan establecer una organización administrativa que se caracterice por ofrecer servicios eficientes y pertinentes para la vida académica de la escuela.

+ Contar con los instrumentos administrativos que faciliten los procesos de desarrollo de los programas educativos.

CRM Y Manual de Funciones

CRM

La organización se centra en el cliente, detectando sus necesidades, satisfaciéndolo, incrementando fidelidad a la empresa y los beneficios del cliente a la empresa.

El CRM administra todos los aspectos de sus encuentros con los clientes, en donde el CRM integra la tecnología de la información (tic) junto a la telefonía para que las compañías puedan identificar, atraer y aumentar la retención de clientes fieles a través de la administración. Por medio del CRM los clientes pueden aprender acerca de los productos y de su compra, o el análisis de los clientes y los sistemas de administración de campaña.

Conocer a Fondo a Nuestros Clientes:

El CRM necesita información de los clientes como: datos personales, productos o servicios contratados, características de los productos o servicios, contactos con la empresa y acciones comerciales, cuando obtengan esta información serán capaces de conocer a sus clientes y así cubrir sus necesidades, obteniendo mayores ingresos.

Mediante las aplicaciones CRM el negocio de toda empresa consiste en hacer clientes, mantenerlos y ser rentables, esto se encuentra al alcance de todas las empresas que inviertan esfuerzos y recursos en el desarrollo de estrategias enfocadas al cliente.

Ventajas de CRM:

+ Es el conjunto de estrategias de negocio, marketing, comunicación e infraestructuras diseñadas con el fin de construir una relación con el cliente, identificando, comprendiendo y satisfaciendo sus necesidades; apoyada en procesos multicanal(teléfono, internet, correo, entre otros) para crear un valor a la e empresa junto con los clientes.

+ Es la fidelizacion de los clientes actuales y la consecución de nuevos clientes por medio de las necesidades que estos tienen y buscando la forma en que la organización puede satisfacerlas mediante la organización y coordinación de la empresa.

+ En pro de un objetivo común es darle al cliente lo que quiere, como lo quiere y cuando lo quiere.

Manual de Funciones:

Indica las funciones y actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma como se van a realizar ya sea individual o en equipos de trabajo.

La meta es que cada uno cumpla con sus obligaciones, exigiendo un sistema de administración que conduzca al objetivo, para lograrlo la administración debe ser eficiente, eficaz, teniendo en cuenta el cumplimiento oportuno de su obligación.

Objetivos Manual de Funciones:

+ Se destaca la selección del personal.
+ Hay capacitación para los empleados.
+ Destaca el manejo del tiempo.
+ Le da importancia al buen manejo de los recursos.

Partes de un Manual de Funciones:

+ Denominación del trabajo.
+ Funciones.
+ Responsabilidad y autoridad con las funciones que cada uno tenga.
+ Objetivo y meta de la organización.

Ventajas de un Manual de Funciones:

+ Facilita la toma de decisiones.
+ Los niveles de jerarquía son claros.
+ Es útil en la organización en cuanto a la disciplina

Desventajas de un Manual de Funciones:

+ Es costoso.
+ Requiere de mucho tiempo.
+ Debe ser actualizado lo cual requiere de gastos.

El Manual de Funciones pretende:

- Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos y responsabilidades, así como las condiciones que el puesto exige para desempeñarlo

- Definir las competencias básicas de cada puesto.

Errores comunes en el diseño del Manual de Funciones:

- Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
- Que sea un documento desconocido por el personal.
- Que no se desarrolle con el plan de desarrollo de capacidades.
- Que los costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

Comunicacion Asertiva

Comunicación Asertiva

La palabra asertiva proviene del latín assertus y quiere decir “afirmación de la certeza de una cosa” lo cual se relaciona con la certeza y la firmeza.

Suele definirse como un comportamiento maduro en el cual la persona no agrede ni se somete a la voluntad de los otros, sino que expresa sus convicciones y defiende sus derechos.

¿Qué ser asertivos?

Ser asertivo es promover las habilidades que nos permitirán ser personas directas, honestas y expresivas frente a un tema, la cual permite la comunicación con los demás; además de estar seguros siempre, auto respetarnos y hacer sentir valiosos a los demás.

Ser asertivo implica:

Tener una comunicación interpersonal muy afectiva consigo mismo: Ser consientes de nuestros pensamientos, motivaciones y deseos sin juzgarlos, teniendo en cuenta que hay que asumir todas las situaciones de manera responsable.

Encontrar el valor que se tiene por quien se es: Considerar que todos somos igual de importantes; ni menos ni más que nadie.

Saberse y sentirse bien por los talentos recibidos y por las cualidades desarrolladas: Reconocer que somos inteligentes tanto como para tomar decisiones sin la aprobación de otros.

Haber aprendido a reconocerse: Todas las partes involucradas encuentran satisfacción a sus necesidades.

Es un sentido de igualdad fundamental en todo: Conocer la experiencia de otros sin juzgarlos ni concluir cosas que no son, para tomar decisiones responsables y beneficiosas.

Es la disposición de lograr lo que deseamos manteniéndonos conscientes: Mantenernos flexibles al elegir y si es necesario permitirnos cambiar de opinión.

Es asumir riesgos calculados: Permanecer centrados en situaciones que tengan dificultades al controlarlas.

Etapas de la Conducta Asertiva:

1) Describa la conducta.
2) Exprese sus sentimientos.
3) Cree empatía.
4) Disponibilidad para el cambio.
5) Informe las consecuencias.

Técnicas:

1) Tener una visión positiva de la vida
2) Tener claro que somos únicos
3) Tener claro nuestros derechos y responsabilidades
4) Expresar algo positivo a cada persona
5) Hacer una lista de las cosas que más nos gustan de nuestro trabajo, para ver lo positivo de cada situación
Derechos Asertivos:
La asertividad parte de la idea de que todo ser humano tiene ciertos derechos:
Derecho a ser tratado con respeto y dignidad.
En ocasiones, derecho a ser el primero.
Derecho a equivocarse y a hacerse responsable de sus propios errores.
Derecho a tener sus propios valores, opiniones y creencias.
Derecho a tener sus propias necesidades y que éstas sean tan importantes como las de los demás.
Derecho a experimentar y a expresar los propios sentimientos y emociones, haciéndose responsable de ellos.
Derecho a cambiar de opinión, idea o línea de acción.
Derecho a protestar cuando se es tratado de una manera injusta.
Derecho a cambiar lo que no nos es satisfactorio.
Derecho a detenerse y pensar antes de actuar.
Derecho a pedir lo que se quiere.
Derecho a ser independiente.
Derecho a superarse, aun superando a los demás.
Derecho a que se le reconozca un trabajo bien hecho.
Derecho a decidir qué hacer con el propio cuerpo, tiempo y propiedades.
Derecho a hacer menos de lo que humanamente se es capaz de hacer.
Derecho a ignorar los consejos de los demás.
Derecho a rechazar peticiones sin sentirse culpable o egoísta.
Derecho a estar solo aun cuando otras personas deseen nuestra compañía.
Derecho a no justificarse ante los demás.
Derecho a decidir si uno quiere o no responsabilizarse de los problemas de otros.
Derecho a no anticiparse a las necesidades y deseos de los demás.
Derecho a no estar pendiente de la buena voluntad de los demás.
Derecho a elegir entre responder o no hacerlo.
Derecho a sentir y expresar el dolor.
Derecho a hablar sobre un problema con la persona implicada y, en los casos límite en los que los derechos de cada uno no estén del todo claros, llegar a un compromiso viable.
Derecho a no comportarse de forma asertiva o socialmente hábil.
Derecho a vulnerar, de forma ocasional, algunos de los derechos personales.
Derecho a hacer cualquier cosa mientras no se violen los derechos de otra persona.
Derecho a tener derechos.
Derecho a renunciar o a hacer uso de estos derechos.

Toma de Decisiones

Toma de Decisiones

Es el proceso mediante el cual se presentan varias alternativas en donde la persona debe decidir para resolver diferentes situaciones de la vida, las cuales se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, etc.

La toma de decisiones individual es caracterizada por que una persona hace uso de su pensamiento para elegir una decisión un problema que se le presente en su vida eligiendo el camino que escoja.

Clases de Decisiones:

+ Decisiones Programadas: Son repetitivas, las cuales se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método establecido de solución y por ende ya se conocen los pasos para darle una solución a los problemas, rigiéndose de las decisiones tomadas anteriormente.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, las cuales facilitan la toma de decisiones, lo cual nos ahorra tiempo y nos da libertad.

+ Decisiones no Programadas: También denominadas no estructuradas, son decisiones que no son frecuentes debido a que necesitan de un modelo o proceso específico de solución. Por ejemplo: Lanzamiento de un nuevo producto al mercado.

Contexto Empresarial: Es frecuente dividir una empresa en tres niveles jerárquicos:

1) Nivel Estratégico: Alta dirección, planificación global de toda la e empresa.
2) Nivel Táctico: Planificación de los subsistemas empresariales.
3) Nivel Operativo: Desarrollo de operaciones cotidianas.

Las decisiones no programadas o no estructuradas requieren más importancia, debido a que tienen un nivel de jerarquía mayor, analizando los problemas y tomando decisiones lógicas.

A medida que se reduce la jerarquía, las tareas que se desempeñan son cada vez más rutinarias, debido a que las decisiones serán más estructuradas (programadas).

Situaciones o Contextos de decisión:

Se pueden clasificar según el conocimiento y control que se tenga sobre las variables que intervienen en un problema, ya que la decisión final va estar condicionada con dichas variables.

Ambiente de Certidumbre (Certeza):

Se tiene un conocimiento sobre el problema y las soluciones que se planteen van a ser conocidas.
En la información se conoce el problema, las posibilidades de solución, pero no se conocen con certeza los resultados.

Si existe una probabilidad objetiva significa la posibilidad de que ocurra un resultando basándose en hechos concretos, pueden ser situaciones anteriores o estudios realizados. En la probabilidad subjetiva se determina el resultando basándose en opiniones y juicios personales.

Ambientes de Riesgo:

El que decide dispone de información, conoce las consecuencias, pero no sabe con certeza que escenario puede suceder o que consecuencia ocasionara.
El que decide es capaz de ponderarlos mediante un coeficiente de probabilidad.

Ambiente de Incertidumbre:

No se tiene ningún control sobre la situación, no se conocen las variables del problema, se pueden planear alternativas de solución pero no se le puede asignar probabilidad a los resultados que arroje.

Proceso y toma de decisiones:

a) Identificar y analizar el problema.
b) Identificar los criterios de decisión y ponderarlos.
c) Generar alternativas de solución.
d) Evaluar las alternativas.
e) Elección de la mejor alternativa.
f) Implementación de la decisión.
g) Evaluación de los resultados.